Využití nových technologií i v oblasti zemědělství je jedním z nástrojů k dosažení cílů nové společné zemědělské politiky (SZP), které prosazuje Evropská komise. Družice Sentinel v současnosti poskytují velké množství volně dostupných dat o stavu zemského povrchu, a to téměř v reálném čase. Díky tomu je možné zavést moderní systém monitoringu (AMS), který je flexibilnější a efektivnější než systém předchozí, přičemž se zároveň snaží zemědělci získání dotací usnadnit.
1) Pořizování družicových dat probíhá opakovaně v intervalech cca 6-14 dní skrze program Copernicus Evropské vesmírné agentury.
2) Družicová data jsou nejprve zpracována externí službou. Jejím úkolem je vypočítat ukazatele o stavu monitorovaných pozemků. Například na travním porostu nám tato služba zašle informaci o tom, ve kterém intervalu byla zaznamenána seč. Tato data Fond obdrží zpravidla jednou za 14 dní, podle dotační podmínky.
3) Následně se na straně Fondu ověřuje, zda byla splněna podmínka dotace, čili např. dodržen správný termín seče. Dodané ukazatele se zde automaticky vyhodnocují na základě pravidel (tzv. monitorovacích scénářů), která jsou definována jednotlivě pro každou podmínku i každý pozemek. V tomto případě bude zohledněn předepsaný termín pro provedení seče dle údajů z LPIS, resp. orgánu ochrany přírody.
4) Celý proces se opakuje a zohledňuje nové skutečnosti.
Stav monitoringu pomocí systému AMS se žadateli průběžně zobrazuje na Portálu AMS v tzv. Scoreboardu (elektronické nástěnce) po celou dobu administrace žádosti spolu s časovou osou termínů rozhodných pro příslušné dotační podmínky. Pro znázornění výsledků byla zvolena symbolika semaforu, ze které lze odečíst aktuální stav monitoringu. Zelený semafor značí splnění podmínky, červený semafor nesplnění. Dokud neuplynul rozhodný termín pro danou podmínku, má tato barva světlý odstín. Po termínu se již vybarví plně. Oranžový semafor se použije tehdy, kdy nelze jednoznačně rozhodnout a bude potřeba dalšího přezkoumání situace pomocí tzv. následných (Follow Up) aktivit.
Před zahájením monitoringu se na semaforu objevuje šedá barva značící, že podmínka ještě není vyhodnocena. Přetrvat může tam, kde pozemky monitorovat nelze, což nastává nejčastěji u příliš malých či úzkých pozemků, případně může na snímcích vadit oblačnost. Barva semaforu (výsledek monitoringu) se vztahuje ke každému pozemku a každé konkrétní podmínce zvlášť. Protože monitoring AMS probíhá průběžně, barva semaforu je vždy aktualizována podle posledního známého stavu pozemku. Záleží na druhu podmínky, jak často a jakým směrem se semafor může měnit. U podmínek stanovených ke konkrétnímu datu (například plnění seče) se zelený semafor již nemůže změnit na červený (nesplnění podmínky). Naopak u podmínek, které jsou kontrolovány po celou dobu závazku (například změna kultury), se semafor může měnit oběma směry.
Systém AMS odesílá žadateli upozornění, když se na jeho pozemku pro určitou podmínku blíží termín plnění, ale dle výsledku monitoringu AMS ještě podmínka splněna není. Před vydáním Rozhodnutí o dotaci bude navíc každému zaslán dokument Předběžné výsledky. Automatické oznámení o dalších událostech a změnách je možné nastavit si volitelně. Cílem upozornění je poskytnout žadateli možnost na výsledky reagovat a předejít tak případným sankcím za nesplnění podmínky. Další informace k možnostem reagovat na výsledky jsou níže a v kapitole Komunikace se žadateli.
V případě, kdy je pozemek na semaforu označen jako oranžový, je potřeba provést tzv. následné aktivity, kterými se plnění podmínky prověří. Jejich cílem je, aby byly všechny pozemky u všech monitorovaných podmínek označené jako zelené, případně červené. Tuto následnou aktivitu provede v některých případech sám Fond (např. pomocí jiných leteckých snímků, kontrolou v terénu aj.), v jiných případech bude kontaktován žadatel s žádostí o spolupráci, konkrétně o zaslání fotografie s ověřením polohy a času - tzv. geotagované fotografie. K pořizování a odesílání těchto fotografií slouží zvláštní aplikace SZIF GTFoto pro chytré telefony (zdarma ke stažení na Google Play a App Store).