Příručka má doporučující charakter a jejím účelem je umožnit snazší orientaci žadatelů v oblasti neveřejných zakázek.

Plné znění včetně doporučených vzorů formulářů je k dispozici v Souborech ke stažení v pravé části.

Změny a stažení Žádosti/ukončení realizace projektu

V případě, že po zaregistrování "Žádosti o finanční pomoc z OP Zemědělství" (dále jen "Žádost") nastane změna týkající se údajů uvedených v Žádosti nebo projektu, je žadatel/příjemce pomoci povinen o změnu písemně požádat. Tento požadavek se podává na příslušné RO SZIF na formuláři "Hlášení č. … příjemce pomoci o změnách v průběhu realizace projektu v rámci Operačního programu" (dále jen "Hlášení o změnách").

Pokud příjemce pomoci zjistí, že nemůže dodržet termín předání "Žádosti o proplacení výdajů projektu" uvedený v Podmínkách poskytnutí finanční pomoci v rámci Operačního programu Rozvoj venkova a multifunkční zemědělství (dále jen "Podmínky"), je povinen nejpozději 1 pracovní den před stanoveným termínem zaslat na RO SZIF Hlášení o změnách. Dále podává Hlášení o změnách kdykoliv nastane změna týkající se projektu a/nebo žadatele.

V případě, že po zaregistrování "Žádosti" dojde k situaci, kdy žadatel/příjemce pomoci nebude schopen zahájit nebo dokončit realizaci projektu, je žadatel/příjemce pomoci povinen tuto skutečnost písemně nahlásit na příslušné RO SZIF na formuláři "Oznámení o stažení žádosti o finanční pomoc a ukončení realizace projektu v rámci OP Zemědělství".

Oznámení o zahájení prací

Formulář "Oznámení o zahájení prací" podává příjemce pomoci na RO SZIF jako informaci o zahájení realizace projektu. Pokud realizuje projekt před podpisem "Podmínek", podává formulář do 14 dnů po jejich podpisu. Zahájí-li realizaci projektu až po podpisu "Podmínek", podává formulář do 14 dnů od termínu zahájení realizace projektu.

„Oznámení o zahájení prací“ je možné doručit na RO SZIF osobně nebo zaslat poštou.

Příjem Žádosti o proplacení výdajů projektu

Po ukončení realizace projektu příjemce pomoci předloží na příslušný RO SZIF "Žádost o proplacení výdajů projektu" (dále jen "Žádost o proplacení") ve stanoveném termínu dle "Podmínek" včetně všech předepsaných příloh. Tato ustanovení jsou platná pro níže uvedená opatření Operačního programu Rozvoj venkova a multifunkční zemědělství:

• Opatření 1.1. Investice do zemědělského majetku
• Opatření 1.2. Zlepšování zpracování zemědělských výrobků a jejich marketing
• Opatření 1.3. Lesní hospodářství
• Opatření 2.1. Posílení přizpůsobivosti a rozvoje venkovských oblastí
• Opatření 2.2. Odborné vzdělávání
• Opatření 2.3. Rybářství

Příjemce pomoci ukončí projekt a vyplní formulář „Žádost o proplacení“ . Formulář je určen k oznámení, že určitý projekt byl ukončen, a současně jako žádost o financování projektu. „Žádost o proplacení" vyplní příjemce pomoci a předkládá ji v termínu dle „Podmínek“ nebo dle dodatku k Podmínkám na příslušný RO SZIF, v případě podopatření 2.2.Odborné vzdělávání se příjem „Žádosti o proplacení“ týká pouze RO SZIF Praha.

Příjemce pomoci na RO SZIF předkládá se "Žádostí o proplacení výdajů projektu"

• "Žádost o proplacení výdajů projektu"
• "Soupiska účetních dokladů ke způsobilým výdajům č. …"
• "Vyúčtování celkových nákladů projektu"
• formulář "Závěrečná zpráva" (v případě podopatření 1.3.4. a 2.3.3. předkládá formulář "Závěrečná zpráva" až při poslední dílčí platbě)
• doklady (kopie) k zadávání veřejné zakázky
• originály proplacených a zaúčtovaných účetních dokladů (faktur)
• výpisy z běžného účtu o zaplacení účetních dokladů (faktur)
• všechny ostatní požadované přílohy ( například doklad o zřízení devizového účtu, kolaudační rozhodnutí, potvrzení o dodržování minimálních standardů)

Opatření 1.2. – Doklad o podílu zpracovávaných surovin od prvovýrobců/ sdružení prvovýrobců, nakupovaných na základě dlouhodobých smluv

V případě opatření 1.2. – Zlepšení zpracování zemědělských výrobků a jejich marketing předkládá příjemce pomoci se Žádostí o proplacení výdajů projektu povinnou přílohu „Doklad o podílu zpracovávaných surovin od prvovýrobců/ sdružení prvovýrobců, nakupovaných na základě dlouhodobých smluv“. Do formuláře uvede příjemce pomoci údaje o dlouhodobých smlouvách uzavřených s prvovýrobci nebo se sdruženími prvovýrobců s právní subjektivitou. Smlouvy musí být uzavřeny na dobu nejméně jeden rok na minimálně 50% produkce. Tato podmínka musí být dodržována po dobu pěti let do podání Žádosti o proplacení výdajů projektu a její plnění bude kontrolováno v účetnictví příjemce pomoci při kontrole ex - post.

UPOZORNĚNÍ – změna při vyplňování Žádosti o proplacení výdajů projektu

V průběhu certifikace způsobilých výdajů, byla zjištěna skutečnost, že stávající formulář „Žádost o proplacení výdajů projektu“, neobsahuje data nutná jako podklad pro vyplnění formuláře "Výkaz výdajů", který je přílohou k nařízení Komise 438/2001. Konkrétně se jedná o údaj soukromých zdrojů, celkových způsobilých výdajů a obdržených prostředků ze státního rozpočtu, státních fondů a veřejných rozpočtů. Vzhledem k tomu, že se tyto údaje požadují při certifikaci výdajů, byl formulář „Žádost o proplacení výdajů projektu“ upraven s platností od 1.11. 2005.

Příjemce pomoci je povinen od 1.11.2005 se řídit při vyplňování formuláře „Žádosti o proplacení výdajů projektu“ aktualizovaným Instruktážním listem k Žádosti o proplacení. Nově nebudou v případě jednoetapového projektu vyplňovány údaje v oddíle „Rozpis financování projektu“. Na samostatném listě, který obdrží příjemce pomoci na příslušném RO SZIF a který tvoří přílohu stávajícího formuláře „Žádosti o proplacení výdajů projektu“ uvede údaje o výši soukromého spolufinancování způsobilých výdajů, resp. celkových způsobilých výdajích. (Případně je možné využít ze souborů ke stažení formulář „Žádost o proplacení výdajů projektu“ s možností vepisovat údaje).